Als Gründer:in oder Unternehmer:in weiß man: Zeit ist das kostbarste Gut. Zwischen unzähligen Aufgaben, Meetings und unvorhersehbaren Herausforderungen kann es schnell passieren, dass der Tag einfach an einem vorbeirauscht. Die Lösung? Nicht härter, sondern smarter arbeiten.
In diesem Blogbeitrag stelle ich dir drei bewährte Methoden vor, die auch mir geholfen haben, die Kontrolle über die Zeit zurückzugewinnen: Time Blocking, die Pomodoro-Technik und das Konzept der Fokuszeit.
Time Blocking: Dein Kalender als strategischer Fahrplan
Stell dir deinen Kalender nicht mehr nur als eine Liste von Terminen vor, sondern als eine leere Leinwand, auf der du deine Woche strategisch gestaltest. Beim Time Blocking blockiert man feste Zeiträume für spezifische Aufgaben. Anstatt nur eine lange To-Do-Liste zu haben, weist man jeder Aufgabe einen bestimmten „Block“ im Kalender zu.
So wendest du es an:
- Analysiere deine Woche: Welche Aufgaben stehen an? Von der E-Mail-Beantwortung über die Content-Erstellung bis hin zur Buchhaltung.
- Plane im Voraus: Nimm dir am Anfang der Woche 15–30 Minuten Zeit, um die Hauptaufgaben zu identifizieren und ihnen feste Blöcke im Kalender zuzuweisen.
- Bleibe realistisch: Plane Pufferzeiten ein und sei nicht zu optimistisch, wie schnell du etwas erledigen kannst. Ein Block für E-Mails, einer für Kundenakquise, ein weiterer für die Strategieplanung.
Das Ergebnis? Ein klar strukturierter Tag, der hilft, fokussiert zu bleiben und Prokrastination zu vermeiden.
Die Pomodoro-Technik: Der Kurzstrecken-Sprint
Gibt es einen großen, überwältigenden Block im Kalender? Die Pomodoro-Technik ist perfekt, um diesen in verdauliche, konzentrierte Abschnitte zu unterteilen. Der Name kommt von einer Küchenuhr in Form einer Tomate (ital. „pomodoro“), die der Erfinder Francesco Cirillo benutzte.
Das Prinzip ist einfach:
- Stelle einen Timer auf 25 Minuten. In dieser Zeit arbeitest du hoch konzentriert an einer einzigen Aufgabe.
- Nach 25 Minuten macht man eine 5-minütige Pause. Stehe auf, strecke dich, trinke etwas.
- Wiederhole diesen Zyklus viermal. Nach dem vierten Durchlauf gönnt man sich eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
Diese Methode verhindert geistige Ermüdung und hilft, auch bei komplexen Aufgaben am Ball zu bleiben, da das nächste Pausenziel immer in greifbarer Nähe ist.
Fokuszeit: Schaffe heilige, ungestörte Arbeitsblöcke
Während Time Blocking dir hilft, deine Zeit zu strukturieren, geht es bei der Fokuszeit darum, qualitativ hochwertige, ungestörte Arbeitsblöcke zu schaffen. Das bedeutet, man stellt Benachrichtigungen aus, schließt unnötige Tabs und informiert das Team, dass man in dieser Zeit nicht gestört werden möchte.
Warum Fokuszeit so wichtig ist:
- Deep Work: Sie ermöglicht, in einen Zustand des „Deep Work“ einzutauchen, in dem du hoch konzentriert und kreativ arbeiten kannst, ohne von externen Reizen unterbrochen zu werden.
- Qualität statt Quantität: Eine Stunde ungestörte Fokuszeit kann produktiver sein als drei Stunden, die von Unterbrechungen zerstückelt werden.
Das Zusammenspiel der Techniken
Die wahre Stärke liegt in der Kombination dieser Methoden. Nutze Time Blocking, um deine Woche strategisch zu planen. Innerhalb dieser Blöcke kannst du dann die Pomodoro-Technik anwenden, um konzentriert zu bleiben. Und all das findet idealerweise in deiner Fokuszeit statt, in der du ungestört arbeiten kannst.
Du willst sofort loslegen und deinen Fokus trainieren? Mein Focus Timer ist das perfekte Tool, um dich bei der Anwendung der Pomodoro-Technik zu unterstützen. Mit ihm kannst du deine Arbeits- und Pausenzeiten mühelos timen und deine Produktivität auf das nächste Level heben.