Einige Gründer:innen und Führungskräfte finden es herausfordernd, persönliche Meetings vor Ort zu koordinieren und zu moderieren. Diese Herausforderung verstärkt sich bei einem Online-Meeting, da hier die Moderation digital erfolgen muss. In dieser Rolle sind Moderator:innen dafür verantwortlich, die Interaktion mit den Teilnehmer:innen zu fördern, unterschiedliche Standpunkte zu kommunizieren, Diskussionen zu erleichtern und abschließend die Ergebnisse des Meetings zusammenzufassen.
Als Pitch Coach unterstütze ich Gründer:innen und Startups nicht nur dabei, ihre Ideen klar und überzeugend zu präsentieren. Mein Fokus liegt vielmehr auf der gesamten Kommunikationsstrategie – intern im Unternehmen sowie extern mit Investor:innen und Kund:innen. In diesem Blogbeitrag möchte ich dir wertvolle Tipps geben, um deine Moderation von einem Online-Meeting optimal zu gestalten und souverän zu meistern. Hierzu stelle ich dir einige effektive Techniken vor, die einen reibungslosen Ablauf deiner Online-Meetings sicherstellen.
1. Moderation mit Empathie und Autorität.
Die Effektivität von einem Online-Meeting hängt maßgeblich von deiner kompetenten Moderation ab. Als Moderator:in ist es deine Aufgabe, die Teilnehmer:innen zu leiten, mit ihnen zu interagieren und sie zu einem konstruktiven Austausch zu motivieren. Dabei schlüpfen die Teilnehmer:innen in die Rolle von „Helden“, die ihre Erfahrungen – sowohl positive als auch negative – aus ihrem Arbeitsalltag teilen. Als ihr „Mentor“ bzw. „Mentorin“ solltest du das Online-Meeting mit einer Mischung aus Empathie und Autorität führen.
Ein Weg, um Einfühlungsvermögen zu zeigen, ist beispielsweise, die Teilnehmer:innen nach ihrem Befinden zu fragen. Gerade in der heutigen Zeit ist es wichtig, nicht nur die Agenda-Punkte abzuarbeiten, sondern auch den sozialen Kontakt zu deinem Team zu pflegen. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die ersten Minuten des Smalltalks oft Aufschluss darüber geben können, warum bestimmte Arbeitsergebnisse anders ausfielen, als ursprünglich erwartet.
2. Strahle Vertrauen und Sicherheit aus.
Als Moderator:in eines Online-Meetings liegt es in deiner Verantwortung, Vertrauen und Sicherheit zu vermitteln. Deine Rolle als Moderator:in ist entscheidend, da du die Teilnehmer:innen zur aktiven Teilnahme und zum Austausch ermutigen und konstruktives Feedback geben solltest. Falls du als Moderator:in selbst Nervosität oder Aufregung verspürst, können vorbereitende Übungen helfen, dich zu entspannen und dich voll und ganz auf das Meeting zu konzentrieren.
3. Mit einer klaren Frage das Online-Meeting eröffnen.
In einem Online-Meeting, wo die Moderation und die Kommunikation mit Teilnehmer:innen herausfordernd sein kann, ist das Stellen klarer Fragen essenziell. Anstelle eines allgemeinen „Wie geht es euch?“, bei dem die Teilnehmer:innen oft unsicher über den Umfang der erwünschten Antwort sind, könntest du eine spezifischere Frage wie „Hatten ihr heute bereits die Gelegenheit, an die frische Luft zu gehen?“ wählen. Solche präzisen Fragen dienen als effektives Werkzeug, um das Online-Meeting zu leiten, dabei die Struktur zu bewahren und sicherzustellen, dass die Teilnehmer:innen auf die Kernthemen fokussiert bleiben.
4. Eine persönliche Verbindung zu den Teilnehmer:innen herstellen.
Bei Online-Meetings mit vielen Teilnehmer:innen ist es wichtig, jede Person individuell zu begrüßen und sich für jeden informativen Beitrag zu bedanken. Zeige den Teilnehmer:innen, dass du ihnen wirklich zuhörst und für sie da bist.
Das Einschalten deiner Kamera ist entscheidend, damit die Teilnehmer:innen deine Mimik sehen und eine ähnliche Verbindung wie in einem persönlichen Treffen aufbauen können. Eine angemessene Kameraeinstellung hilft dabei, Blickkontakt zu halten und vermeidet, dass Teilnehmer:innen das Gefühl bekommen, du würdest in eine andere Richtung schauen. Mangelnder Blickkontakt kann nämlich oft als Desinteresse oder Nicht-Zuhören interpretiert werden.
5. Nutze deine Online-Meetings effizient.
In einer Zeit, in der Online-Meetings zunehmend den Arbeitstag bestimmen, ist es entscheidend, diese effizient zu gestalten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Meetings ausschließlich auf einen Faktenaustausch ohne Empathie oder soziale Interaktion reduziert werden sollen. Zu oft werden sowohl reguläre als auch Online-Meetings unnötig in die Länge gezogen und verlieren ihre Hauptausrichtung. Es ist wichtig, sich an die festgelegte Agenda zu halten und auftauchende Detailfragen entweder auf das nächste Meeting zu verschieben oder gezielt mit den verantwortlichen Personen zu besprechen.
Strukturiere dein Online-Meeting entweder in einem 45-minütigen oder 60-minütigen Format. Dies ermöglicht dir, dich voll auf das Meeting zu konzentrieren und bietet anschließend genügend Zeit, um eine Pause einzulegen und sich auf ein eventuell folgendes Meeting vorzubereiten.
6. Halte ein Online-Meeting nur dann, wenn es notwendig ist.
Um deinen Arbeitsalltag möglichst effizient zu gestalten, ist es ratsam, Online-Meetings nur dann anzusetzen, wenn sie wirklich erforderlich sind. Als Führungskraft oder Moderator:in eines Meetings liegt es in deiner Verantwortung zu entscheiden, wann ein persönlicher Austausch mit deinen Mitarbeiter:innen nötig ist und wann Informationen ebenso effektiv per E-Mail kommuniziert werden können.
Ein Meeting ohne klar definierten Zweck wirkt demotivierend. Daher solltest du dir vorab bewusst sein, ob es notwendig ist, die wertvolle Zeit deiner Mitarbeiter:innen für ein Meeting in Anspruch zu nehmen, oder ob die zu vermittelnden Informationen auf einem anderen Weg effizienter übermittelt werden können.
7. Gebe klare Anweisungen für die Zusammenarbeit im Online-Meeting.
Zu Beginn eines Meetings ist es als Moderator:in essenziell, alle wichtigen Verfahrensfragen mit den Teilnehmer:innen zu klären. Sollen sie beispielsweise die „Hand heben“-Funktion nutzen, um etwas beizutragen? Sollen Fragen im Chat gestellt werden? Ist es erwünscht, das Mikrofon stummzuschalten, wenn man nicht spricht? Das Festlegen solcher Regeln unterstützt dich als Moderator:in dabei, das Online-Meeting effizienter zu leiten und das Optimum aus der gemeinsamen Diskussion herauszuholen.
8. Formuliere deine Erwartungen bereits in der Einladung zum Online-Meeting.
Falls du es noch nicht praktizierst, solltest du beginnen, für deine Meetings eine Agenda zu erstellen und diese im Vorfeld an die Teilnehmer:innen zu versenden. Zusätzliche Zeitersparnis erzielst du, indem du die Erwartungen direkt in die Einladung zum Online-Meeting einfügst und zusammen mit der Agenda versendest.
Das Festlegen klarer Erwartungen ermöglicht es allen Teilnehmer:innen, sich im Vorfeld auf das Meeting vorzubereiten und sich mit den Themen sowie Anforderungen vertraut zu machen.
9. Beziehe die Teilnehmer:innen mit ein.
Nutze die Screen-Sharing-Funktion deiner Video-Call-Plattform, wenn es die Einbindung der Teilnehmer:innen fördert. Audiovisuelle Inhalte sind oft leichter nachzuvollziehen und tragen zu einem besseren Verständnis bei. Du kannst beispielsweise eine Präsentation im Vorfeld des Online-Meetings vorbereiten oder die Teilnehmer:innen bitten, im Vorfeld eine Datei auszufüllen, die dann gemeinsam ausgewertet und besprochen wird.
Wichtig ist jedoch, den Sinn und Zweck des Screen-Sharings im Auge zu behalten. Verwende diese Funktion in deinem Online-Meeting nur dann, wenn sie ausreichend Zeit lässt und einen Mehrwert für alle Teilnehmer:innen bietet.
10. Klare Ziele formulieren und Ergebnisse festhalten.
Setze sowohl für das Online-Meeting als auch für die zu diskutierenden Themen klare und realistische Ziele fest. Am Ende des Meetings solltest du alle Ergebnisse nochmals zusammenfassen. Beginne das Meeting mit der Formulierung der Hauptziele und arbeite während der Diskussion darauf hin, diese zu erreichen. Versende anschließend eine Zusammenfassung des Meetings an alle Teilnehmer:innen sowie an die Personen, die nicht teilnehmen konnten. Dadurch sind alle informiert und können nahtlos an die besprochenen Themen anknüpfen. Gib deinem Team die Möglichkeit, sich auf das nächste Meeting vorzubereiten, indem du sie daran erinnerst, wichtige Punkte der letzten Sitzung zu überdenken und gegebenenfalls eigene Fragen im Vorfeld einzureichen, die dann in die Agenda aufgenommen werden können.
Als Moderator:in eines Meetings ist es deine Verantwortung, das Online-Meeting so effizient wie möglich zu gestalten und die Moderation optimal durchzuführen. Eine gute Koordination umfasst nicht nur die Moderation während der Sitzung, sondern auch eine sorgfältige Vorbereitung im Vorfeld und das Kommunizieren der Ergebnisse an alle Beteiligten. Aus meiner Erfahrung heraus verbessert dies die Kommunikation im Team und führt zu einer nachhaltig effizienteren Arbeitsweise.