Seit einigen Wochen ist ein Online-Meeting, digitale Veranstaltungen und Videokonferenzen zur Normalität geworden. Plattformen wie Zoom, Skype und Google Hangouts sind tägliche Werkzeuge in vielen Unternehmen, um die Teamkommunikation aufrechtzuerhalten.
Wie viele andere auch, hast du sicherlich deine eigenen Erfahrungen mit digitalen Meetings gemacht und dabei festgestellt, was gut funktioniert, wo es noch Verbesserungsbedarf gibt und vor welchen Herausforderungen die Teilnehmer:innen stehen.
Ein weit verbreitetes Verhalten in Online-Meetings ist das vermeintliche Multitasking vieler Teilnehmer:innen. Anstatt sich auf das Meeting zu konzentrieren, versuchen sie, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Manchmal ist dies sogar an der Blickrichtung der Teilnehmer:innen erkennbar. Einige betrachten das Online-Meeting sogar eher als eine Art Podcast.
Die Umstellung auf digitale Meetings kann eine Herausforderung sein. Mit den richtigen Tipps und klaren Strukturen kannst du jedoch sicherstellen, dass sie effektiv und produktiv sind:
1. Nutze die Funktion der Videoübertragung.
Es ist wichtig, nicht nur per Audio, sondern auch per Video zu kommunizieren. Die Gesichter der Teilnehmer:innen sollten sichtbar sein. Wenn du die Mimik und Körpersprache sehen kannst, wird das Meeting effektiver. Bitte die Teilnehmer:innen, sich nahe an ihre Webcam zu setzen, um den Eindruck eines persönlichen Gesprächs zu erzeugen.
2. Teste das genutzte Medium im Voraus.
Bevor du ein Online-Meeting startest, solltest du dich mit der Technik vertraut machen. Technische Probleme zu Beginn eines Meetings können demotivierend wirken. Es ist daher wichtig, dass alle Teilnehmer:innen des Online-Meetings die Technik im Voraus testen und sich mit den wichtigsten Funktionen vertraut machen.
3. Befolge die Grundlagen in einem Online-Meeting.
Klare Ziele und eine vorab versendete Agenda sind wichtig. Halte dich während des Online-Meetings an die Tagesordnung, setze klare Regeln, plane Pausen und umreiße am Ende die nächsten Schritte, inklusive Zeitplan und Verantwortlichkeiten.
4. Bestimme Rollen und Vorgaben zu Beginn.
Jedes Online-Meeting sollte einen Moderator bzw. eine Moderatorin haben. Dieser sorgt dafür, dass die Diskussion geordnet abläuft und alle Teilnehmer:innen zu Wort kommen. Der Moderator kann auch ein Abstimmungssystem nutzen und sollte in der Lage sein, grundlegende Fragen zur verwendeten Software zu beantworten.
5. Beziehe alle Teilnehmer:innen aktiv ein.
Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer:innen sich an der Diskussion beteiligen. Daher solltest du sie regelmäßig direkt ansprechen. Einige Plattformen bieten sogar eine “Hand heben”-Funktion, die den Ablauf strukturieren kann.
6. Vermeide in einem Online-Meeting lange Monologe.
Langes Reden ohne Interaktion kann Teilnehmer:innen schnell abschalten lassen. Beginne nach einer kurzen Einführung direkt mit der Diskussion und dem Austausch der Themen.
7. Gehe schwierigen Themen in einem Online-Meeting nicht aus dem Weg.
Online-Meetings bieten auch eine gute Plattform, um knifflige Fragen zu besprechen. Nutze diese Gelegenheit, um effizient und produktiv zu arbeiten.